Fase 1 - Pré Evento

01 - Planejamento Estratégico e Conceito

Nesta primeira etapa, iniciamos o planejamento do evento definindo tema, local, atrações, brindes, quem será convidado, como será o transporte de pessoas para o local (quando necessário) e o que os convidados querem e gostariam de encontrar no evento.

02 - Orçamento, Fornecedores e Contratações

Neste momento colocamos em prática nossa experiência para escolher os fornecedores mais adequados ao planejamento e conceito do evento, sempre negociando a melhor forma de adequar e viabilizar as ideias ao budget definido pelo cliente. É nessa etapa também que apresentamos as novidades e tendências de mercado, para que o seu evento ou ação sempre se diferencie do que já foi feito.

03 - Planejamento de Comunicação e Criação

Quando, onde e como comunicar o público-alvo? Esse é o principal objetivo do plano de comunicação e criação. Após o planejamento, nossa equipe de criação entra em cena e desenvolve todas as peças, sejam elas gráficas ou web, alinhadas ao tema e estratégias definidas para o evento.

04 - Central de Relacionamento

Nesta etapa, ferramentas para controle de presença com agentes de relacionamento são disponibilizadas para confirmar a participação dos convidados (RSVP, via linha convencional, 0800 e/ou e-mail exclusivo). Durante todo esse período, o cliente recebe relatórios diários para acompanhar a evolução das confirmações para o evento.

05 - Produção, Logística e Montagem

Esta é a etapa onde tudo que se foi planejado, orçado e criado é produzido. Nossa equipe acompanha de perto esse processo, pois ele é vital para que tudo que foi idealizado se torne real. Além da produção, o transporte desses materiais e a montagem no local escolhido para o evento também são acompanhados por nossa equipe, para que tudo – como o horário de início do evento – esteja de acordo para receber os participantes como o planejado.

Fase 2 - Evento

01 - Gerenciamento, Coordenação e Desmontagem

Horas antes do início do evento, nossa equipe de gerenciamento e coordenação já estará a postos no local, conferindo todos os detalhes e orientando os fornecedores, como: buffet, sonorização, projeção, recepção, etc. Tudo isso para que o cliente fique totalmente disponível para receber seus convidados e parceiros. Ao término do evento, nossos profissionais acompanham ainda toda a desmontagem e fazem as devidas conferências e acertos com os fornecedores.


Fase 3 - Pós Evento

01 - Mensuração dos Resultados

Após o evento, um relatório é enviado ao cliente contendo informações como o número de pessoas presentes, dados de contato, tabulação de pesquisa de satisfação (quando aplicada), etc. Essas informações podem ser utilizadas pelo cliente para um trabalho de geração de negócios ou pela própria Vox Eventos, para realização de alguma ação pós-evento.

02 - Ações de Relacionamento

Para prolongar o relacionamento estabelecido a partir do evento com os participantes, ações pós-evento podem ser realizadas por meio de kits com fotos, filmagens, cartões, mensagens ou peças de comunicação específicas – como um e-mail marketing de agradecimento pela presença. Essas ações, além de fortalecer a mensagem do evento e o relacionamento estabelecido, podem gerar ótimas oportunidades de negócios, de acordo como forem trabalhadas.